Jeżeli mamy działać zgodnie z KPA i fikcja doręczenia zależna jest od spełnienia warunków w KPA, to należy stosować białe zwrotki.
NSA tłumaczy sprawę dobitnie i wyczerpująco (I OSK 2105/11 - Wyrok NSA):

Zgodnie z art. 44 § 1 K.p.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 K.p.a.: 1) poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczenia pisma przez pocztę, 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (art. 44 § 2 K.p.a.). W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (art. 44 § 3 K.p.a.). Doręczenie w myśl art. 44 § 4 K.p.a. uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Z uregulowania art. 44 k.p.a. wynika zatem, że skuteczność tego sposobu doręczania pism uzależniona została od bezwzględnego zachowania wymogów określonych w tym przepisie. Dlatego też zasady i procedury odnoszące się do stosowania instytucji doręczenia zastępczego powinny być przestrzegane ściśle. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Musi bowiem istnieć pewność co do tego, że nastąpiło prawidłowe zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu gdzie może go odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata. Aby organ administracji mógł przyjąć zaistnienie materialnoprawnego skutku doręczenia pisma stronie w trybie doręczenia zastępczego (art. 44 § 4 K.p.a.), zwrotne potwierdzenie odbioru musi być wypełnione czytelnie wraz z podpisem listonosza.

W aktach administracyjnych sprawy, w toku której zapadło zaskarżone postanowienie o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania znajduje się wystawione przez organ administracji pierwszej instancji zwrotne potwierdzenie odbioru pisma (decyzji) adresowanego do K.K. ul. K., (...), o nr OPS/8144/FA/90/2010, bez oznaczenia daty, na odwrocie którego brak jest zakreślenia (ew. wpisania) przez doręczyciela, w jakim miejscu (na drzwiach mieszkania, w skrzynce pocztowej oddawczej, czy też w określonym ściśle miejscu na posesji) zostało pozostawione awizo zawierające zawiadomienie o pozostawieniu pisma (decyzji) wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia.

Wskazane wady doręczenia zaliczyć należy do istotnych, z powodu których należy uznać, iż doręczenie w trybie art. 44 K.p.a. decyzji Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomiankach z dnia 10 grudnia 2010 r. w stosunku do K. K. nie nastąpiło. Samorządowe Kolegium Odwoławcze, mimo iż miało wątpliwości, czy przesyłka została w tym trybie doręczona, gdyż - jak wynika z akt sprawy - zarządziło jej reklamację, to jednak zawarte w piśmie z dnia 22 marca 2011 r. wyjaśnienia poczty uznał za miarodajne, pomimo iż z jego treści wynika, iż uznano błędne działanie doręczyciela i stwierdzono konieczność zobowiązania go do "prawidłowego opracowywania przesyłek".

W orzecznictwie sądowoadministracyjnym niejednokrotnie już wyjaśniano, że aby uznać za skutecznie doręczone pismo organu w tym trybie (art. 44 k.p.a.), musi w aktach sprawy znajdować się dowód, z którego jednoznacznie i jasno wynikać będzie, jak działał doręczający. Dla stwierdzenia skuteczności doręczenia pisma w trybie art. 44 k.p.a. konieczne jest udokumentowanie ścisłego dokonania wszystkich ustanowionych w tym artykule czynności doręczyciela. Konieczne jest więc dokonanie przez doręczyciela wszystkich czynności przewidzianych tym przepisem, by można było uznać przesyłkę za skutecznie doręczoną w trybie zastępczym. Jeżeli nie wiadomo jak działał doręczający (brak informacji o miejscu pozostawienia awiza), to doręczenia nie można uważać za dokonane (por. postanowienie NSA z dnia 25 stycznia 2007 r. sygn. akt I OSK 23/07, Lex nr 360227, wyrok NSA z dnia 17 sierpnia 2011 r. sygn. akt II GSK 794/10, Lex nr 1068869, także wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 16 lipca 2008 r. sygn. akt II SA/Wr 201/08, Lex nr 518516).

Skoro - jak wynika ze znajdującego się w aktach zwrotnego poświadczenia odbioru - brak jest zamieszczenia na nim przez doręczyciela informacji o sposobie zawiadomienia adresata o przesyłce, to nie było podstaw do zastosowania instytucji doręczenia zastępczego, gdyż przesłanki uzasadniające jego zastosowanie nie zostały spełnione.

Na niezrozumieniu istoty sprawy polega argumentacja Kolegium, iż dla przyjęcia domniemania doręczenia stronie pisma w trybie art. 44 K.p.a. wystarczy zaznaczenie, że przesyłkę dwukrotnie awizowano i że dla obalenia takiego domniemania strona powinna wykazać, że nie otrzymała zawiadomienia (awiza) o pozostawieniu przedmiotowej przesyłki w placówce pocztowej. Procesowa instytucja doręczenia zastępczego polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej poprzez uznanie, że nastąpiło doręczenie pisma, które de facto nie miało miejsca. Warunkiem jednak przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. uznania iż nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 44 k.p.a. zostały spełnione. Takim dowodem dla organu nie jest wykazanie przez stronę, że nie otrzymała awiza, jak błędnie przyjmuje Kolegium, ale zwrotne potwierdzenie odbioru zawierające pełną informację, że adresat został zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i o miejscu oraz terminie z datą i podpisem doręczyciela.